Der Antrag auf Fördermittel aus dem Programm „Förderung unternehmerischen Know-Hows“ der BAFA ist durch das Unternehmen selbst zu stellen, da die Auszahlung der Fördermittel an das Unternehmen erfolgt (und nicht an die Beraterin / den Berater). Die nachfolgende Übersicht bietet eine Unterstützung an, um den Antrag in zumeist unter 15 Minuten einreichen zu können.
Vorbereitungen
Das Online-Formular für den Förderantrag bei der BAFA benötigt einige Angaben zum Unternehmen, die man nicht unbedingt sofort immer griffbereit hat. Ebenso sollte entschieden sein, wozu und in welcher Form man die Förderung beantragen möchte – falls Sie hier unsicher sehen, schauen Sie gern vorher noch einmal auf die Informationen auf diesen Seiten zur BAFA-Förderung.
Sie benötigen für den Antrag einen Nachweis zu Ihrem Unternehmen (z.B. Gewerbeschein, Handelsregisterauszug) sowie das Datum der Gründung und den Geschäftsgegenstand (zumeist beides auf dem Unternehmensnachweis zu finden).
Sie benötigen die Wirtschaftszweigklassifikation für Ihr Unternehmen. Falls Ihnen diese nicht bekannt ist, finden Sie eine Übersicht auf den Seiten des Statistischen Bundesamts als Download (PDF). Suchen Sie im Dokument nach Ihrer Haupttätigkeit (siehe Gewerbeschein) und notieren die vierstellige Nummer.
Für den Antrag benötigen Sie auch den Jahresumsatz, die Anzahl der Beschäftigten und die Jahresbilanzsumme Ihres Unternehmens. Diese Daten müssen passend sein für die Vorgaben der EU für KMUs. Sollten Sie nicht bilanzieren, entfällt die Jahresbilanzsumme. Die Anzahl der Beschäftigten bezieht sich auf Vollzeitäquivalente – Teilzeitstellen sind entsprechend als Bruchteile zu summieren.
Optional: Erstellen Sie eine Datei mit Ihrem Briefpapier und notieren in zwei, kurzen Sätzen oder Stichworten, wofür Sie Beratung benötigen (z.B. Erschließung neue Geschäftsfelder, Umsatzrückgang). Sie können diese Datei dem Antrag auch zur eigenen Dokumentation beifügen.
Informationsgespräch
Jungunternehmen (im ersten Jahr nach der Gründung) sind verpflichtet vor Stellen des Förderantrags ein kurzes (telefonisches) Gespräch mit einem regionalen Ansprechpartner einer Leitstelle zu führen, Bestandsunternehmen ist dies freigestellt. Sie finden eine Übersicht der Leitstellen und deren Ansprechpartnern auf den Seiten des BAFA oder wenden Sie sich direkt an Ihre zuständige IHK.
Antrag einreichen
Klicken Sie auf den Link zum Online-Formular und füllen Sie dies vollständig aus.
https://fms.bafa.de/BafaFrame/unternehmensberatung2
- Der überwiegende Teil der Felder auf dem Antrag erklärt sich mit obigen Vorbereitungen selbst und lässt sich schnell beantworten.
- Bitte markieren Sie auch alle Felder zum Ankreuzen und lesen sich die entsprechenden Anmerkungen vorher auf dem Antrag durch.
- Die Leitstelle können Sie frei wählen – es muss kein Bezug zu Ihrem Unternehmenszweck bestehen. Falls Sie Kontakt zu einem Regionalpartner hatten, wählen Sie auch die passende Leitstelle aus (z.B. DIHK, Interhoga oder ZDH).
- Sofern Ihnen die BAFA-ID Ihres Beratungsunternehmens bekannt ist, geben Sie diese direkt im Antrag ein. Alternativ wählen Sie keine BAFA-ID bekannt. Beachten Sie, dass Sie von der BAFA zugelassene Beratungsunternehmen erst nach Antragsstellung beauftragen können.
- Am Ende des Formulars klicken Sie auf Weiter. Sie können nun Dokumente Ihrem Antrag beifügen – hier empfiehlt sich eine Kopie des Unternehmensnachweis (z.B. Gewerbeschein) und optional eine Datei mit einer Eigennotiz zum Beratungsbedarf.
- Wenn Sie alle Dokumente beigefügt haben, klicken Sie auf Weiter zur Übersicht. Prüfen Sie Ihre Eingaben und klicken dann auf Absenden – erst jetzt wird der Antrag gestellt. Nach dem Absenden können Sie eine Kopie des Antrags als PDF-Dokument herunterladen.
Sie erhalten nach einigen Tagen ein Informationsschreiben der Leitstelle. Erst jetzt dürfen Sie ein Beratungsunternehmen beauftragen und mit dem Beratungsprojekt beginnen.
Beratungsprojekt
Von der BAFA zugelassenen Beratungsunternehmen sind üblicherweise die Kriterien für eine erfolgreiche Förderung bekannt und sie werden Sie entsprechend in der Dokumentation unterstützen (z.B. Beraterbericht). Bedenken Sie bitte, dass der Beratervertrag ein rechtlich selbstständiger Vertrag ist und nicht an eine erfolgreiche Fördermitteleinwerbung gebunden: die sich aus dem Beratervertrag ergebenden Kosten tragen Sie zunächst allein und können erst nachgelagert die Fördermittel als Erstattung einwerben.
Zeiträume
Neben den zahlreichen Vorgaben zu förderfähigen Projekten, Unternehmen und zugelassenen Beratenden sind auch Termine zu beachten, um Fördermittel erfolgreich einzuwerben.
Zwischen einem (für Bestandsunternehmen optionalen) Informationsgespräch und dem Online-Antrag dürfen maximal drei Monate vergehen, vom Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle bis zum abgeschlossenen, bezahlten und dokumentierten Beratungsprojekt maximal sechs Monate.
Verwendungsnachweis
Nachdem das Beratungsprojekt durchgeführt wurde, stellt das Beratungsunternehmen die Rechnung und diese ist vollständig zu begleichen, bevor eine Auszahlung der Fördermittel (sprich: (Verwendungsnachweis) beantragt werden kann.
Auch hier bietet es sich an Unterlagen vorzubereiten und erst dann mit dem Online-Formular zu beginnen.
- Sie benötigen den Beratungsbericht und die Rechnung des Beratungsunternehmens als digitales Dokument – zumeist liegen diese ohnehin heutzutage entsprechend vor.
- Sie benötigen den Kontoauszug aus dem die Überweisung der Rechnung an das Beratungsunternehmen hervorgeht – als Scan des Papierausdrucks oder ein entsprechendes PDF-Dokument aus dem Online-Banking. Eine Umsatzübersicht oder ähnliches reicht nicht aus. Falls Sie einen Kontoauszug nur ungern herausgeben möchten, ist alternativ auch eine Bankbestätigung der Überweisung möglich. Je nach Bank kann dies mit Kosten verbunden sein.
- Sofern Sie zu einem Informationsgespräch vor Antragsstellung verpflichtet waren (Jungunternehmen), haben Sie dazu auch ein Bestätigungsschreiben erhalten – auch dies brauchen Sie nun als digitales Dokument.
- Auf den Seiten der BAFA finden Sie im Bereich Formulare die EU-KMU und De-minimis-Erklärung. Laden Sie dieses Dokument herunter, füllen es vollständig aus, unterschreiben es und scannen es wieder ein.
- Ebenfalls auf den Seiten der BAFA finden Sie im Bereich Formulare die Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Achtung der Charta der Grundrechte der EU, den Monitoring-Fragebogen zur Förderung von Unternehmensberatungen für KMU und den Fragebogen bereichsübergreifende Grundsätze des ESF Plus. Laden Sie alle Dokument herunter, füllen sie vollständig aus, unterschreiben und scannen sie wieder ein.
- Auf dem Informationsschreiben der Leitstelle finden Sie oben rechts eine Vorgangsnummer, die mit UBF endet. Nur die Ziffern vor den Buchstaben UBF benötigen Sie zur Anmeldung am Portal für den Verwendungsnachweis, als Kennwort wird Ihre Postleitzahl verwendet. Falls Sie die Daten geändert oder nicht vorliegen haben, können Sie unten auf der Seite des Portals sich die Daten an Ihre E-Mailadresse zusenden lassen.
Wenn Sie alle Daten vorbereitet haben, starten Sie über den folgenden Link das Portal für den Verwendungsnachweis.
https://fms.bafa.de/BafaFrame/upload
Laden Sie alle Dokumente hoch und klicken dann auf Absenden.
Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Link zum vorbereiteten Verwendungsnachweis. Prüfen Sie evtl. auch ihren Spam-Ordner.
Drucken Sie den Verwendungsnachweis aus, unterschreiben und scannen Sie diesen wieder ein.
Den unterschriebenen Verwendungsnachweis müssen Sie nun über den Upload-Bereich beim BAFA hochladen. Erst danach ist der Verwendungsnachweis frist- und formgerecht eingereicht – warten Sie aufgrund der maximalen 6 Monate zwischen Informationsschreiben und Upload Verwendungsnachweis daher nicht zu lange mit diesem Ablauf.
Den Uploadbereich finden Sie ebenfalls auf den Seiten des BAFA. Wählen Sie als Themenbereich Beratung aus und geben Ihre Vorgangsnummer (siehe oben, die Nummer auf dem Informationsschreiben ohne UBF) ein.
https://fms.bafa.de/BafaFrame/upload
Anschließend wird der Verwendungsnachweis durch die Leitstelle geprüft und dann ans BAFA weitergeleitet. Von dort erhalten Sie dann die Zusage für die Förderung und kurz danach die Auszahlung aufs Konto.
Bewahren Sie alle Unterlagen – von Antragsstellung über den Beraterbericht bis zur Förderzusage – entsprechend den Vorgaben für Buchhaltungsunterlagen auf.