Im INQA-Coaching sind die die Phasen während des Coaching-Ablaufes sowohl zeitlich als auch inhaltlich umfassend vorgegeben – wichtig ist es vor allem dabei den Gesamtzeitraum genau zu beachten, um die Förderung nicht zu gefährden. Doch neben der begrenzten Zeit mit dem/der INQA-Coach/in ergeben sich für das Unternehmen noch weitere Vorgaben, die im Folgenden kurz betrachtet werden sollen.
Vor der Erstberatung durch die IBS
Für die Phase vor der Erstberatung gibt es keinerlei zeitliche Vorgaben. Die Entscheidung, ob das Unternehmen drängende Veränderungsthemen mit Unterstützung durch INQA-Coaching angehen möchte oder nicht, muss jedes Unternehmen allein treffen. Vielleicht erscheinen die Anforderungen zu hoch, vielleicht bestehen Befürchtungen gegen agiles Veränderungsmanagement, vielleicht finden sich im Unternehmen nicht genügend Befürwortende für den Ansatz – die Belastung für das Unternehmen beim Durchlaufen eines INQA-Coachings sollten keinesfalls unterschätzt werden.
Auf der anderen Seite sollte das Unternehmen auch nicht zu lange warten, wenn Themen der digitalen Transformation sich abzeichnen. Denn Veränderungsmanagement braucht Zeit und wenn die Problemstellungen durch die digitale Transformation das Tagesgeschäft bereits erreicht haben, ist es oft – unter dem engen Zeitplan den INQA-Coaching vorgibt – kaum noch möglich, ergebnisorientiert an den Veränderungsideen zu arbeiten.
Die Empfehlung ist, sich lieber zu früh an eine INQA-Beratungsstelle (IBS) oder eine/n INQA-Coach/in zu wenden. Vielleicht arbeitet das Unternehmen ohnehin schon mit externer Beratung zusammen und diese ist auch als INQA-Coach/in autorisiert, vielleicht kennt man jemanden, der dafür geeignet ist, oder es bleibt der Weg über die Suche auf den entsprechenden Übersichtsseiten für INQA-Coaches und IBS.
Die IBS haben die Aufgabe eines kostenfreien Beratungsgespräches und sollen darin klären, ob das Unternehmen für eine Förderung des INQA-Coachings aufgestellt ist. Das Ergebnis solch eines Erstgesprächs kann auch sein, dass sich das Unternehmen noch einmal Gedanken machen sollte, ob man das Projekt wirklich starten bzw. wann man es starten möchte und sich Zeit nimmt, das Projekt vorzubereiten. Und dann trifft man sich für eine zweite „Erstberatung“ mit der IBS und startet erst dann die Förderung.
Nach der Erstberatung und vor dem Start des INQA-Coachings
Zeitlich gibt es diesen Zeitabschnitt nicht, da nach der Erstberatung bei der IBS der INQA-Coaching-Scheck ausgestellt wird und dieser ein festes Ablaufdatum enthält. Dieses Ablaufdatum für den INQA-Coaching-Scheck liegt üblicherweise exakt acht Monate nach dem Erstberatungsgespräch. Der Zeitpunkt ergibt sich aus maximal sieben Monate INQA-Coaching plus maximal ein Monat Zeit für die Abrechnung. Der Zeitpunkt ist fest und kann nicht verschoben oder erweitert werden. Kann das Unternehmen bis zu dem Termin das durchgeführte Coaching nicht zur Förderung einreichen, verliert es den Erstattungsanspruch (auf bis zu 80% der Ausgaben) und muss die entstandenen Kosten eigenständig tragen.
Es empfiehlt sich daher diese Phase, in der – nach Aushändigung des INQA-Coaching-Schecks – der/die INQA-Coach/in ausgewählt und beauftragt wird, möglichst kurz zu halten. Üblicherweise nimmt man schon vorher mit möglichen INQA-Coaches Kontakt auf und klärt verfügbare Kapazität. In der agilen Beratung gilt der Grundsatz: ein guter Coach kann bis zu drei Projekte gleichzeitig betreuen, ein sehr guter Coach übernimmt gleichzeitig nur eins.
Auch wenn es bei INQA-Coaching nur um agiles Veränderungsmanagement aufgrund digitaler Transformation geht, werden die meisten INQA-Coaches wahrscheinlich intern mehr Zeit reservieren als vorgegeben ist und sich dabei genau überlegen, wieviel INQA-Coachings man parallel laufen lassen kann.
Nach der Lernphase: terminkritische Abrechnung
Für das INQA-Coaching sind bis zu sieben Monate maximal vorgesehen, geplant soll das Coaching innerhalb von fünf Monaten abgeschlossen werden. Bei einem Zeitraum von ungefähr einem halben Jahr sind Verzögerungen aufgrund Urlaubszeiten im Team oder durch Feiertage unvermeidlich – dies berücksichtigt INQA-Coaching schon durch eine eingeplante Verlängerung. Wird diese eingeplante Verlängerung genutzt, kommt es jedoch zu einem eher engen Zeitplan für die Abrechnung: nach Ende des INQA-Coaching muss das Coaching vollständig dokumentiert, abgrechnet und nachweislich bezahlt sein. Diese gesammelten Belege müssen dann im Förderportal Z-EU-S der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS) hochgeladen werden … zu dem das Unternehmen einen beantragten Zugang benötigt. Kann der Erstattungsantrag nicht bis zum auf dem INQA-Coaching-Scheck genannten Termin eingereicht werden, verfällt die Förderung.
Die INQA-Coaches und die IBS unterstützen das Unternehmen selbstverständlich bei den Vorbereitungen für die Abrechnung – üblicherweise rechnen die Coaches nach jeder Phase einzeln ab, kümmern sich um die Beantragung des Zugangs zum Z-EU-S und erstellen alle notwendigen Dokumentationen. Doch die Verantwortung für den Erstattungsantrag verbleibt beim Unternehmen.
Nach dem Coaching: Abschlussgespräch mit der IBS
Ähnlich wie am Anfang die Erstberatung so ist auch die Abschlussberatung kostenfrei für das Unternehmen und wird durch die zuständige INQA-Coaching-Beratungsstelle (IBS) durchgeführt. Anders als die Erstberatung ist die Abschlussberatung verbindlich für das Unternehmen und wird bei der Prüfung der Förderung als Teil der zu erbringenden Leistungen gesehen.
Das Abschlussgespräch findet zwischen drei und sechs Monaten nach dem INQA-Coaching statt, also frühestens zwei Monate nachdem der Erstattungsantrag für das komplett vorfinanzierte Coaching abgesendet wurde. Im dem Gespräch reflektieren die Unternehmensführung und die Mitarbeitervertretung des Unternehmens gemeinsam mit der IBS ähnlich wie in der Evaluationssitzung noch einmal darüber, ob die Zielsetzungen erreicht wurden und welche Wirkung das INQA-Coaching im Unternehmen hatte. Das Lab-Team und ggf. auch der/die INQA-Coach/in sind an dem Gespräch nicht beteiligt.
Ziel des Abschlussgespräches soll es sein, dass die IBS weitere Förderangebote oder Unterstützungsangebote empfehlen kann, damit die angestossenen Veränderungen langfristig im Unternehmen verankert werden.
Nach dem Coaching: Auswirkungen der digitalen Transformation
Der Auslöser für das INQA-Coaching war eine Themenstellung der digitalen Transformation, die aus eigenen Kräften nicht im Unternehmen umgesetzt werden konnte. Auch wenn man dieses Thema für das INQA-Coaching vielleicht auf ein Kernelement verkleinert hat, damit es innerhalb von drei Monaten bearbeitet werden konnte, braucht die vollständige Veränderung mehr Zeit. Dies wird einerseits vorbereitet dadurch, dass nach dem Coaching erst im Abstand von mehreren Monaten noch ein Nachgespräch mit der IBS für z.B. weitere Förderangebote stattfindet. Andererseits erwecken Bezeichnungen wie Abschlussbericht oder Abschlussgespräch den falschen Eindruck, dass dieses Projekt damit beendet ist. Beendet ist nur das Förderprojekt – die Bearbeitung der Veränderung läuft von nun an eigenständig mit dem aufgebauten Lab-Team im Unternehmen im etablierten 4-Wochen-Takt weiter.
Das während des INQA-Coachings bearbeitet Kernelement des Themas erfordert oft noch weitere Organisationsanpassungen, z.B. Schulung weiterer Mitarbeitenden, Anpassungen in der Zusammenarbeit der Abteilungen, Veränderung in der Kommunikation mit Kunden und den erforderlichen Zeiten, bis Kunden diese Änderungen annehmen, etc.
Doch neben diesen Effekten ist die Geschwindigkeit der digitalen Transformation inzwischen so hoch, dass nach der Bearbeitung des ersten Themas garantiert ein weiteres unbedingt vom Unternehmen angegangen werden muss.
Daher konzentriert sich INQA-Coaching darauf, wie man agiles Veränderungsmanagement (anhand einer selbstgewählten Aufgabe) im Unternehmen verankern kann … denn die Veränderungsbedarfe werden auf absehbare Zeit in den Unternehmen ständig bestehen. Und ein Unternehmen, welches das entsprechende Know-How und die entsprechenden Ressourcen aufgebaut hat, kann damit dann auch ständig mit diesen Veränderungsbedarfen umgehen.
INQA-Coaching ist trotz der Förderung eine Investition … vor allem eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.