Im INQA-Coaching gibt es zahlreiche Begrifflichkeiten, die sich interessieren Unternehmen nicht sofort erschließen. In diesem Blogbeitrag soll es daher um die Initialphase gehen, die sich von der Innovationsphase und der Lernphase abgrenzt.
Nachdem das Unternehmen eine Zusage zur Förderung erhalten hat, somit nach dem Gespräch mit der regionalen INQA-Beratungsstelle (IBS), wählt es einen passenden INQA-Coach und beginnt das Coaching mit der Initialphase.
Initialphase
Diese Phase dauert ca. einen Monat und besteht aus vier Teilen: Themenauswahl, Interviews mit Expertinnen und Experten, Kick-Off-Veranstaltung und Dokumentation. Zusätzlich etabliert sich in dieser Phase das unternehmensinterne Lab-Team.
Themenauswahl
Im Vorfeld des INQA-Coachings hat das Unternehmen bereits eine ungefähre Vorstellung davon definiert, vor welcher Herausforderung es derzeit steht und welchem Handlungsdruck durch die digitale Transformation es sich besonders ausgesetzt sieht. Ein relevantes Element für die Bearbeitung im INQA-Coaching ist dabei, dass sich das Unternehmen von der Bearbeitung dieses Themas eine strategische Hebelwirkung erhofft und sich insgesamt auf „Neuland“ begibt, also eine spezifische Aufgabenstellung bearbeitet, die noch niemand in dieser Art im Unternehmen zuvor umgesetzt hat.
Interviews mit Expertinnen und Experten
Um die Informationslage zu den möglichen Themen zu vertiefen, bietet es sich an, Mitarbeitende aus dem Unternehmen als Expertinnen und Experten einzubeziehen. Diese Personen haben einen anderen Blick auf das Tagesgeschäft als die Geschäftsleitung, kennen die Zusatzinformationen und haben ein Gefühl dafür, was die besonderen, kleinen Stolpersteine sind. Die Interviews können den Blick auf das Thema verändern und verschieben teilweise das avisierte Gestaltungsfeld bei INQA dazu: beispielsweise aus dem „Aufbau neues Geschäftsmodell“ (für einen neuen Vertriebsweg via Online-Shop) wird eher Bereich „Qualifizierung“ (Kompetenzentwicklung in der Teamarbeit).
Kick-Off-Veranstaltung
Nach Themenauswahl und Interviews verarbeitet der/die INQA-Coach diese Inhalte als Vorbereitung für die Kick-Off-Veranstaltung.
Im Kick-Off informiert der/die Coach über agiles Veränderungsmanagement und wie dies durch INQA-Coaching bearbeitet wird. Eine Besonderheit ist das Lab-Team, welches in der kommenden Phase das gewählte Thema bearbeiten wird. Im Kick-Off werden die finale Zusammensetzung dieses Teams und sonstige Arbeitsvorgaben entschieden und das Team dann beauftragt. Die Moderation der Veranstaltung übernimmt der/die INQA-Coach.
Dokumentation
Die bisher erreichten Ergebnisse werden durch den/die INQA-Coach dokumentiert und an die IBS weitergeleitet. Damit ist die Initialphase abgeschlossen und die Innovationsphase kann beginnen.
Entstehende Kosten
Der Umfang von 12 Beratungstagen ist bei INQA-Coaching vorgegeben. Auf die Initialphase entfallen dabei max. 2,5 Beratungstage, die sich entsprechend der folgenden Tabelle aufschlüsseln.
| Zeitraum | Coach + Unternehmen | Coach allein |
|---|---|---|
| Themenauswahl und Interviews mit Expertinnen und Experten | 0,5 Tage | |
| Auswertung Interviews / Vorbereitung Kick-Off | 1,0 Tag | |
| Kick-Off | 0,5 Tage | |
| Dokumentation | 0,5 Tage | |
| Summe (insgesamt: 2,5 Tage) | 1,0 Tag | 1,5 Tage |
Für ein Interview mit einer Expertin oder einem Experten sind ca. 60 Minuten einzuplanen. Da für den Bereich Themenauswahl und Interviews max. ein halber Tag vorgesehen ist, kann somit mit drei Experten oder Expertinnen geplant werden, wenn die Auswahl der Themenstellung schon weitestgehend vorbereitet ist.
Zeitvorgaben
Durch das INQA-Coaching ist für die Initialphase in Summe ein Tag vorgesehen, an dem die Geschäftsführung des Unternehmens mit in das Coaching eingebunden ist, sowie weitere Personen aus dem Unternehmen teilnehmen. Auch wenn Interviews und Kick-Off als hybride oder virtuelle Veranstaltungen möglich sind, muss das Unternehmen dabei umfassendere Personalressourcen einsetzen. Während die Sicht oben eher auf die Ressourcen des/der Coach verdichtet, sollte dem Unternehmen deutlich sein, dass von allen Beteiligen mehr Zeiteinsatz erforderlich ist als oben direkt erkennbar wird. Die Veranstaltungen zur Themenauswahl und die Interviews müssen vorbereitet werden, es sind Gespräche mit möglichen Lab-Team-Beteiligten zu führen und die Kick-Off-Veranstaltung erfordern im Nachgang nicht nur Dokumentation (durch den/die Coach) – es sollte im Unternehmen auch evaluiert werden, ob die damit gesetzte Botschaft (in der Breite) angekommen ist.
Besonderheit Teamauswahl
Für die kommende Phase im INQA-Coaching muss sich in der Initialphase das Lab-Team bilden, also die Gruppe von Personen, die an dem gewählten Thema vordringlich arbeiten wird. Hier sollten vor allem Mitarbeitende des Unternehmens beteiligt werden und weniger Führungskräfte.
Das Team bildet sich oftmals implizit, da auch in größeren Unternehmen eher wenige Personen zeitlich zur Verfügung stehen. Auf der anderen Seite ergibt sich die Auswahl oftmals daraus, dass es Personen im Vorfeld gab, die das INQA-Coaching vorangetrieben haben und nun auch an der Bearbeitung interessiert sind. Soweit es möglich ist, sollte jedoch bei der Auswahl des Teams auf eine cross-funktionale Zusammensetzung geachtet werden – somit Personen aus verschiedenen Bereichen (z.B. Einkauf und Vertrieb) oder mit unterschiedlichem Hintergrund enthalten sein.
Besonderheiten agiles Veränderungsmanagement
INQA-Coaching setzt ein Arbeitsmodell zur Organisation der anstehenden Veränderung im Unternehmen und führt dies durch den vorgegebenen Ablaufrahmen schrittweise ein. Kenntnisse in agilen Rahmenwerken (z.B. Scrum) sind dazu nicht erforderlich, jedoch sind auch die Zeiten für Erläuterungen zu diesem Ablauf durch den/die Coach im Ablauf knapp bemessen – in der Initialphase muss beispielsweise der Gesamtablauf und die Arbeitsweise für das Lab-Team vollständig erläutert werden, um die kommende Innovationsphase sinnvoll starten zu können und die Personenauswahl im Unternehmen zu unterstützen. Daher ist beispielsweise die Arbeitszeit für den/die Coach zur Vorbereitung des Kick-Offs vergleichsweise hoch angesetzt, um entsprechende Materialien angepasst auf das Unternehmen zu erstellen und bereits vor dem Kick-Off teilen zu können.
Weitere Informationen zu INQA-Coaching
Weitere Informationen zum INQA-Coaching hier auf der Website als Überblick und in den FAQ, bei INQA oder hier im Blog.
Dieser Beitrag ist Teil der Reihe INQA-Coaching im Detail im Blog.